C’est au printemps que les offres d’emploi sont les plus nombreuses. Bon nombre d’entreprises postent leurs offres d’avril à juin pour une prise de poste prévue en septembre. Il est alors assez courant de voir arriver début septembre un grand nombre de nouveaux salariés au sein d’une structure. Des intégrations et des formations qui peuvent donner du fil à retordre aux managers et recruteurs. Pour bien préparer ces arrivés, l’été, période creuse par excellence, vous permet d’organiser la bienvenue de vos nouveaux salariés. Zoom sur les 4 étapes à réaliser pour bien préparer l’arrivée de vos nouveaux collaborateurs.

1. Préparer la présentation interne de l’entreprise

Dans le cadre d’une arrivée, le nouveau collaborateur s’est bien souvent renseigné sur l’entreprise. Néanmoins, pour faciliter son intégration, il est primordial de lui présenter l’entreprise dans laquelle il va évoluer. Opter pour un support écrit, sous forme de guide ou de document à consulter de son côté est un bon complément à une présentation orale. Un diaporama rapide de présentation de l’entreprise avec une personne qui illustre les slides aura plus d’impact auprès du nouveau collaborateur qu’un écrit seul. Dans ce diaporama, mettez en lumière les informations clefs, comme l’histoire de la structure, un organigramme ou une présentation de l’équipe, un lexique des mots spécifiques au secteur et pourquoi pas une présentation rapide du poste. Une présentation structurée et personnalisée montrera au collaborateur que vous souhaitez l’intégrer à l’entreprise.

2. Préparer les supports de votre futur collaborateur

Lorsqu’un nouveau collaborateur rejoint une entreprise, certains aménagements et supports doivent être réalisés. Rapprochez-vous du service informatique de votre structure pour créer les identifiants et mots de passe de votre salarié et de lui créer des accès aux logiciels. Vous pouvez aussi demander au service communication de réaliser un dossier avec les éléments nécessaires à votre salarié comme la bannière LinkedIn de votre entreprise, sa personnalisation de photo de profil ou encore sa signature de mail.

3. Préparer l’espace de travail du nouvel arrivant

Il est primordial d’établir et de préparer l’espace de travail du nouvel arrivant. Qu’il s’agisse d’un bureau fermé ou d’un open-space, ne négligez pas l’organisation de celui-ci. Préparez, avant l’arrivée du salarié, l’ordinateur auquel il aura accès avec son chargeur et ses accessoires (clavier, souris, casque…). Les fournitures de bureau sont aussi importantes, pensez à mettre à sa disposition stylos, cahiers, post-it ou encore scotch. Le cas échéant, pensez à lui laisser des goodies de l’entreprise qui lui souhaiteront la bienvenue et créerons un sentiment de tribu avec ses collègues.

4. Préparer le futur manager ou tuteur

Il est important de ne pas négliger ce point. Une nouvelle personne arrivant dans une entreprise devra bien entendu être formée et accompagnée dans ses débuts. Pour ce faire, désignez en amont son futur référant et informez-le de son futur rôle. Pensez à briefer la personne en question sur le nouveau collaborateur. Faites-lui un rapide portrait de celui-ci en lui expliquant son parcours, son âge et pourquoi pas ses centres d’intérêts. Cela créera un lien entre votre nouvelle recrue et son référent, ce qui facilitera l’échange entre vos deux salariés.

Comme écrit dans cet article, une nouvelle arrivée demande beaucoup de travail et de préparation en amont. Il faut penser à la formation, aux supports, à l’environnement de travail mais aussi au futur responsable. En anticipant tous ces besoins pendant une période creuse comme l’été, votre futur collaborateur arrivera dans un climat apaisé et sera plus productif dès le départ.

Petit conseil bonus pour rendre cette arrivée encore plus fluide et positive, organisez un petit déjeuner ! Pour fêter l’arrivée du nouveau membre, apportez croissants et pains au chocolat et partagez un moment convivial avec votre équipe et le nouvel arrivant. N’oubliez pas de prévenir votre équipe de cette arrivée. Vous apporterez alors un cadre bienveillant et sympathique à la nouvelle recrue mais aussi à vos salariés !

Bonne intégration ! 

Et avant d’intégrer un nouveau collaborateur vous rencontrez des difficultés pour recruter, nous pouvons peut-être vous aider…